Aquí te explicamos qué datos personales tratamos en apunto., para qué, durante cuánto tiempo y qué derechos tienes, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018 (LOPDGDD).
1. Quién es el responsable
- Titular
- José Candea Román, profesional autónomo
- NIF
- pendiente de completar
- Domicilio
- pendiente de completar
- Contacto de privacidad
- apunto@ideastech.es o por WhatsApp al +34 711 292 867
Hay dos situaciones, y conviene distinguirlas:
- Si eres una empresa que usa apunto. (o una persona de su equipo, de la oficina o un cliente de esa empresa), los datos de tus documentos, mensajes, vehículos, clientes y equipo los decide y los controla tu empresa, que es la responsable del tratamiento. apunto. los trata por su cuenta, como encargado del tratamiento (art. 28 RGPD), solo para prestar el servicio y siguiendo sus instrucciones.
- Si pruebas el chat sin que te lo haya dado una empresa, o nos escribes directamente, el responsable es el titular de arriba.
Si trabajas en una empresa que usa apunto., ten en cuenta que su responsable y las personas a las que dé acceso pueden ver tus documentos y tus recordatorios en la oficina web, pero no tus conversaciones con el asistente. Solo el equipo de apunto. puede acceder a ellas, para dar soporte y resolver incidencias.
2. Qué datos tratamos y para qué
| Datos | Para qué | Base legal |
|---|---|---|
| Número de móvil, nombre de perfil de WhatsApp o el que des, mensajes, notas de voz, fotos y PDF que envías | Leer los documentos, contestarte, ejecutar lo que pides y mantener la conversación | Ejecución del servicio (art. 6.1.b RGPD); en las empresas clientes, encargo de tratamiento |
| Contenido de los documentos: texto transcrito, fechas, importes, IVA, matrículas, nombres, NIF, referencias, vencimientos y kilómetros (si el negocio los usa) | Archivarlos, clasificarlos, buscarlos, avisar de vencimientos y calcular gastos y, si procede, kilómetros por vehículo | Ejecución del servicio; el responsable (la empresa) decide qué documentos envía y su base legal |
| Recordatorios y avisos programados | Enviártelos por WhatsApp o por el chat a la hora indicada | Ejecución del servicio |
| Datos de clientes y de la empresa: nombre, NIF, domicilio, email, teléfono, IBAN, logo y datos de las facturas, presupuestos y otros documentos que se generan | Preparar los documentos con los datos de la empresa y sus clientes, y numerarlos | Ejecución del servicio; obligaciones fiscales y mercantiles de la empresa (art. 6.1.c) |
| Usuarios de la oficina web: nombre, email, contraseña cifrada y rol | Dar acceso y que cada persona vea solo lo de su empresa | Ejecución del contrato con la empresa cliente (art. 6.1.b) |
| Chat en el navegador: enlace personal (guardamos solo una huella cifrada) y, en la prueba abierta, tu nombre, el de tu empresa y una huella cifrada de tu dirección IP | Identificarte en el chat y limitar las altas de prueba por conexión para evitar abusos | Ejecución del servicio e interés legítimo en proteger el servicio (art. 6.1.b y 6.1.f) |
| Uso del servicio: número, tipo de petición y consumo de inteligencia artificial (sin el contenido) | Controlar costes y límites de uso | Interés legítimo (art. 6.1.f) |
Datos especialmente protegidos. Entre los documentos que una empresa decide archivar puede haber alguno con datos de salud (por ejemplo, un reconocimiento médico de un trabajador) o con datos de identidad (DNI, carnets). Su tratamiento lo decide la empresa responsable, bajo la base legal que le corresponda (por ejemplo, la prevención de riesgos laborales); apunto. solo los archiva por su cuenta. Te recomendamos enviar únicamente lo necesario, como la fecha de caducidad.
Los datos de terceros que aparecen en los documentos (el cargador, el destinatario, un cliente) se tratan solo para archivarlos y para generar los documentos que se piden.
3. Inteligencia artificial
Para leer fotos y PDF, entender los mensajes, transcribir las notas de voz y redactar las respuestas usamos modelos de inteligencia artificial de un proveedor especializado (OpenAI). Se le envía el contenido necesario para cada petición. Según las condiciones de su API para empresas, no usa esos datos para entrenar sus modelos.
No se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ti: el asistente puede equivocarse, pregunta cuando duda, y todo lo que archiva o genera lo puedes revisar y corregir en cualquier momento en la oficina web o por el chat.
4. Cuánto tiempo guardamos los datos
- Empresas clientes: los datos se guardan mientras la empresa use el servicio. Al darse de baja se borran a petición suya, salvo lo que la ley nos obligue a conservar. La empresa puede borrar documentos y contactos desde la oficina web; la conservación de facturas y documentos fiscales conforme a la ley es responsabilidad de cada empresa.
- Pruebas en el navegador: se guardan hasta que pidas borrarlos.
- Archivos de WhatsApp: WhatsApp los conserva en sus servidores unos 30 días; apunto. guarda una copia propia para que sigan disponibles en la oficina.
- Huella de la IP en las altas de prueba: se usa solo para el límite diario por conexión.
5. Con quién compartimos los datos
No vendemos tus datos ni los usamos para publicidad. Solo los tratan, por encargo nuestro y con contrato de encargo de tratamiento, los proveedores necesarios para dar el servicio:
- Meta (WhatsApp Business): envío y recepción de los mensajes por WhatsApp.
- OpenAI: lectura de documentos, transcripción de notas de voz y respuestas del asistente.
- Netlify: alojamiento de la web, de la aplicación y de los archivos.
- Neon: base de datos, con servidores en la Unión Europea (Fráncfort).
- Telegram: avisos internos al equipo de apunto. (una prueba nueva, una petición de ayuda). Incluyen un nombre, una empresa o un motivo, nunca los archivos.
Algunos de estos proveedores pueden tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo. En ese caso lo hacen con las garantías que exige el RGPD: el Marco de Privacidad de Datos UE-EE. UU. cuando el proveedor está adherido, o las cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea.
6. Tus derechos
Puedes pedir acceder a tus datos, corregirlos, borrarlos, limitar u oponerte a su tratamiento y llevártelos a otro servicio (portabilidad). Si nos diste tu consentimiento, puedes retirarlo cuando quieras. Escríbenos a apunto@ideastech.es o por WhatsApp al +34 711 292 867 indicando qué derecho quieres ejercer. Si tus datos los trata tu empresa como responsable, dirígete primero a ella; nosotros la ayudaremos a atenderte.
Si crees que no hemos tratado bien tus datos, puedes reclamar ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
7. Seguridad
Las conexiones van cifradas (HTTPS). Las contraseñas se guardan cifradas y los enlaces personales del chat solo como una huella, de modo que ni nosotros podemos recuperarlos. Cada empresa solo ve sus propios datos, y dentro de la empresa cada persona tiene los permisos que se le dan (por ejemplo, quién puede generar facturas).
8. Cookies y almacenamiento en tu dispositivo
apunto. no usa cookies de publicidad, de análisis ni de seguimiento, ni carga contenido de terceros en la web: las tipografías se sirven desde la propia web. Solo guarda en tu dispositivo lo imprescindible para que el servicio funcione, por lo que no hace falta pedirte consentimiento (art. 22.2 LSSI):
- Oficina web: una cookie técnica de sesión (
apunto_oficina) que mantiene tu acceso abierto 30 días como máximo. - Tu espacio personal (enlace desde WhatsApp): una cookie técnica de sesión (
apunto_mio) que mantiene abierto tu acceso a tus documentos y recordatorios 30 días como máximo. Se borra al pulsar «Salir». - Chat en el navegador: tu enlace personal se guarda en el almacenamiento del navegador (
apunto-chat) para que no tengas que abrirlo cada vez. Se borra al salir del chat. - Administración: la empresa elegida en el menú se recuerda mientras la pestaña está abierta.
9. Menores
apunto. es un servicio profesional para negocios y no está dirigido a menores de edad.
10. Cambios en esta política
Si cambia algo importante, actualizaremos esta página y la fecha de arriba. Para cualquier duda, escríbenos a apunto@ideastech.es o por WhatsApp al +34 711 292 867.