Resumen rápido
| Qué | Cuánto tiempo | Por qué |
|---|---|---|
| Facturas emitidas y recibidas, tickets | Mínimo 4 años; 6 si eres empresario según el Código de Comercio | Prescripción tributaria y obligación mercantil |
| Documentos de bases negativas o deducciones pendientes | Hasta 10 años | Hacienda puede comprobarlos durante ese plazo |
| Libros contables y justificantes | 6 años desde el último asiento | Código de Comercio, artículo 30 |
| Nóminas y documentación laboral | En general, 4 años | Plazo de las infracciones en el orden social |
| Documento de control (DeCA) en transporte | 1 año | Normativa del documento de control |
Hacienda: cuatro años (y a veces más)
La Ley General Tributaria fija en cuatro años el plazo de prescripción para que Hacienda revise un impuesto. Se cuenta desde que termina el plazo para presentar la declaración, no desde la fecha de la factura: un gasto de 2026 que entra en la declaración de la renta de ese año, que se presenta hasta finales de junio de 2027, hay que poder justificarlo al menos hasta mediados de 2031.
Si compensas bases imponibles negativas o aplicas deducciones de años anteriores, Hacienda puede comprobar su origen durante diez años, así que esos justificantes conviene guardarlos todo ese tiempo.
Código de Comercio: seis años
El artículo 30 del Código de Comercio obliga a los empresarios a conservar los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento de los libros. Es el plazo más prudente para cualquier factura o ticket.
¿Puedo guardarlas solo en digital?
Las facturas que ya recibes en electrónico (un PDF, por ejemplo) se pueden conservar así, siempre que se garantice que son legibles, auténticas e íntegras. Con las de papel hay un matiz importante: para poder destruir el original, Hacienda exige una digitalización certificada hecha con un software homologado por la Agencia Tributaria.
Una foto con el móvil sirve para tener la factura ordenada, encontrarla y saber cuánto llevas gastado, pero no es una digitalización certificada. Si no usas un software homologado, guarda también el papel.
Ordenadas para cuando las pidan
El problema no suele ser guardarlas, sino encontrarlas. Con apunto. mandas una foto o el PDF por WhatsApp y queda clasificada (gasto, factura de proveedor, factura a cliente…), con sus datos extraídos y descargable desde la oficina web. Si te la piden, se la pides al asistente y te la manda.